Hjælp Ny Forening
Hjælp Ny Forening
Tryk på knappen 'Ny Forening' og udfyld oprettelsesskemaet.
Ved oprettelsen af en ny forening fremsendes pr. email et brugervenligt Id-nummer og en adgangskode til foreningens administrator, som til start er den der opretter foreningen.
Administrator er typisk kasserer eller forretningsfører for den pågældende forening, men et andet bestyrelsesmedlem kan også være administrator.
Ved oprettelsen registreres foreningen som tilmeldt medlemsservicen på prøve i 3
måneder.
Dette skulle give tid til at oprette medlemmerne og afprøve denne service.
For større foreninger herunder vandværker, kan Foreningscentralen tilbyde at
lægge medlemsdata på nettet (mod et passende vederlag), hvis disse sendes til
Webmaster i et Excel regneark, en kommasepareret fil el.lign.
Ca. 14 dage før udløb af prøveperioden, modtager administrator en email
indeholdende en anmodning om tilmelding.
Hvis tilmelding ikke returneres inden prøveperiodens udløb, betragtes
foreningen som afmeldt og de registrerede data slettes.
Når administrator logger ind første gang, kan indtastes separate adgangskoder for
- administrator
- bestyrelsesmedlemmer
- almindelige medlemmer, og
- ikke medlemmer (gæster)
Adgangskoderne giver mulighed for begrænse adgangen til de enkelte services,
herunder datafelter i medlemslisten.
Måske gæster overhovedet ikke skal have adgang til foreningens data,
almindelige medlemmer ikke kunne se betalingsdata, og bestyrelsesmedlemmer
ønskes tildelt ret til at opdatere navn og adresseoplysninger på nye medlemmer.
Ændring af adgangskoderne kan løbende foretages af administrator under "Andre
Funktioner"
Der findes opsætnings skabeloner for nedennævnte foreningstyper, som bliver anvendt ved foreningens oprettelse, nemlig
Almindelige foreninger
Antennelaug
Boligforeninger
Grundejerforeninger
Idrætsklubber
Idrætsforeninger (vælges hvis flere afdelinger)
Roklubber
Sejlklubber
Sommerhusforeninger
Vandværker
Varmeværker
- nye foreningstyper vil løbende blive tilføjet.
I standard opsætningen bliver indsat individuelle overskrifter på de enkelte kolonner i medlemslisten, som administrator efterfølgende kan tilrette.
Medlemssystemet kan håndtere Idrætsforeninger med flere afdelinger med
egne bestyrelser samt kontingentfastsættelser - men med fælles
medlemmer som deltager i en eller flere sportsaktiviteter.
Standard opsætning hertil med mulighed for etablering af egne medlemstyper
og hold vil blive oprettet ved valg af foreningstypen: Idrætsforening.
Ved valg af Idrætsklub oprettes medlemsliste for en sportsgren (ikke flere)
På administrators menu vil nederst være en særlig menu ved navn "Andre funktioner", hvor adgangskoder kan ændres, stamkortet opdateres - samt foretages af- og tilmelding af nye services.
Ved tilmelding til TotalPBS opkrævnings- og betalingsservice skal stamkortet suppleres med oplysning om SE/CVR nummer, PBS nummer og foreningens Kreditor nummer m.v.
Forudsætningen for at få et PBS-nummer er at foreningen har fået et Kreditor
nummer i banken.
Kreditor nummeret fungerer på samme måde som et Giro nummer og knytter sig til
foreningens bankkonto.
Ved udfyldelse af papirerne til Nets/PBS (Kreditoraftale
- BS01 og
Dataleverandøraftale - DL01) skal tillige oplyses et CVR-nummer, som de
fleste foreninger ikke har.
Anfør da noten: "Har ikke CVR" - og Nets/PBS tildeler et pseudo CVR.
Hvis foreningen ønsker at Foreningscentralen skal stå for Nets/PBS opkrævningen afmærkes på blanket DL01 rubrik 9 anvendelsen af Nets/PBS Mailbox med tilføjelse af noten: "Kører over Foreningscentralen", og i rubrik 11 kan indføjes "Foreningscentralen" for oplysning om softwarebureau.
Indtast SE/CVR=99999999, PBS-nummer=99999999, og Kreditor nummer = 99999999
som midlertidige numre i stamkortet - og husk at erstatte disse med de rigtige,
når oprettelsen er faldet på plads hos bank og Nets/PBS.
(se punktet "ændringer i stamkortet" nedenfor)
Ved afmelding stopper den pågældende service med øjeblikkelig virkning, men
medlemsdata bliver liggende til det pågældende kvartals udløb, og kan således
genaktiveres ved ny tilmelding.
Udfakturerede kvartalsafgifter refunderes ikke.
Under menupunktet "Andre funktioner" kan stamkortet opdateres, måske med ny email-adresse på administrator m.v.
Hvis administrator ikke er kasserer, regnskabsfører el. lign, kan en alternativ
betalingsadresse tilføjes på stamkortet.