Flerstrengede Foreninger
Flerstrengede ForeningerEn idrætsforening med flere afdelinger (Fodbold, Håndbold, Gymnastik m.v.) er et godt eksempel på en flerstrenget forening.
Ved oprettelse af en ny forening som "Idrætsforening" oprettes standard en flerstrenget forening med en hovedforening og 3 afdelinger, hver især med en struktur som en "Idrætsklub".
Opsætningen til idrætsforeninger og idrætsklubber indeholder særlige funktioner for:
- deaktivering af aktive medlemmer,
- fremskrivning af medlemstype iflg. alder, og
- DGI og DIF-statistikker
Strukturen af medlemslisten er på forhånd fastlagt med felter for Afdeling, Medlemstype, Hold, Funktion, Aktiv/Passiv, Køn, Alder, CPR m.v.
Enhver forening kan i øvrigt gøres flerstrenget ved aktivering af Medlemsliste optionerne:
- Foreningen er organiseret i flere afdelinger
- Hver afdeling har sin egen bestyrelse
- Medlemstyperne er forskellige i afdelingerne
Konsulter dog Foreningscentralen for supplerende opsætning ifald en forening
ønskes omdannet til en flerstrenget forening!
I en flerstrenget forening findes foruden den overordnede
administrator tillige lokale administratorer med stort set identiske
rettigheder indenfor egen afdeling / idrætsklub.
En lokal administrator kan dog ikke ændre indhold/overskrifter i medlemslisten
eller foretage ændring af indstillinger (optioner) uden om den overordnede
administrator.
Dannelse af DGI- og DIF-statistikker kan desuden alene udføres af den overordnede administrator, da disse jo omfatter hele den flerstrengede forening, som de lokale administratorer ikke har adgang til.
En lokal administrator udrustes med en adgangskode til den flerstrengede forening som for et bestyrelsesmedlem - og i tillæg hertil med en afdelingskode oprettet af den overordnede administrator under "Afdelinger" (Se Gå-til ...)
| Afdelingskode: | |||
Bemærk i ovenstående eksempel feltet for "afdelingskode" nederst i indlognings-skærmbilledet, som skal udfyldes korrekt, før et bestyrelsesmedlem opnår status som lokal administrator.
Ved valg af eksempelvis "Fodbold" har den lokale administrator nu adgang til redigering af medlemmer, betalinger samt kontingenter der vedrører Fodbold-afdelingen.
Skift fra Medlemsliste til Betalinger m.v. udføres fra Gå-til ... i en
flerstrenget forening.
Skift til en anden afdeling kan foretages fra Medlemslisten/Afdeling eller fra
Hovedmenuen.
Afdelingskoden kan ændres af den lokale administrator fra Gå-til Stamkort.
Den overordnede administrator ser en normal Indlogningsmenu, hvorfra der er direkte adgang til Medlemmer, Betalinger, Terminer m.v. - fordi han/hun som den eneste har adgang til hele foreningen.
Bemærk i nedenstående eksempel, hvor administrator har valgt "Medlemmer", at menupunktet "Alle" står øverst på listen, samt at "Hovedforeningen" er flyttet nederst i menuen (opsætningsparameter).
For den overordnede administrator fungerer den flerstrengede forening som en normal forening bortset fra den ovenstående supplerende indgangsmenu i medlemslisten, hvor han/hun har mulighed for at foretage opdatering/redigering i de enkelte afdelinger.
Ofte er den overordnede administrator tillige lokal administrator for hovedforeningen.
Ved opdatering af medlemsdata er afdelingerne tilføjet i opdateringsbilledets højre side, således det tydeligt fremgår hvilke øvrige idrætsgrene det pågældende medlem deltager i.
| 2117 Fodbold | ||||||||||||||
| Indmeldt | ||||||||||||||
| Medlemstype | ||||||||||||||
| Aktiv | ||||||||||||||
| Hold | ||||||||||||||
| Navn | ||||||||||||||
| Adresse | ||||||||||||||
| PostBy | ||||||||||||||
Det ovenstående medlem kan ikke slettes af den lokale administrator for
fodbold, da medlemmet foruden fodbold deltager i badminton og håndbold
- men tilmeldingen til fodbold kan fjernes.
Havde medlemmet alene deltaget i fodbold, ville sletning være mulig.
Ved oprettelse af et nyt medlem, oprettes et medlem på forhånd tilmeldt fodbold.
I betalingsoversigten kan forekomme at et medlem er opkrævet kontingent
fra en anden afdeling.
Den lokale administrator ser dette til orientering, men kan alene skifte status
på egne opkrævede betalinger (til eksempelvis betalt).<
- og således er det også i bestyrelsesoversigten, takstbladet m.v.
- den lokale administrator har fuld redigeringsret for egne medlemmer
- og kan ikke uforvarende foretage ændringer
- der måtte påvirke medlemmets status i andre afdelinger
- hvor det pågældende medlem tillige kan være aktiv.
Baggrunden for at oprette en flerstrenget forening er jo at flere af
medlemmerne er fælles i de enkelte afdelinger - hvor det enkelte medlem i
øvrigt har det samme medlemsnummer.
Hvis ingen af medlemmerne er fælles, kan anbefales at oprette afdelingerne som selvstændige idrætsklubber.
Se Hjælp medlemmer for beskrivelse af metode for automatisk fremskrivning af hold/medlemstype, og Hjælp betalinger for beskrivelse af metode for deaktivering af medlemmer i kontingentrestance.
Ved aktivering af 'Gå-til' + Stamkort fra eksempelvis Medlemslisten vises afdelingens stamdata, hvor det foruden muligheden af at ændre navn, adresse m.v. på den lokale administrator, findes mulighed for at foretage til- og afmelding til de enkelte services.
En idrætsforening har eksempelvis tilmeldt sig Betalingsservice og
Finansservice.
Tilmeldingen er imidlertid kun proforma indtil en eller flere af afdelingerne
har markeret, at de ønsker at anvende disse services.
Det er således muligt for Fodbold at køre sit eget finanssystem, medens Håndbold og Gymnastik har tilmeldt sig Foreningscentralens finansservice.
Det er også muligt for Gymnastik ikke at deltage i betalingsservice, eller at
deltage i betalingsservice som "Basis-PBS", hvor de øvrige deltager med
"Total-PBS" ordningen (standard).
Bemærk venligst at Basis-PBS alene tilbydes om "Gør-det-selv" opkrævning samt
at Foreningscentralen ikke er i stand til at differentiere imellem afdelinger
der selv ønsker at stå for opkrævningen og afdelinger der ønsker dette udført
af Foreningscentralen.
| Stamdata: | |||||
| Afdeling | |||||
| Lokal Administrator | |||||
| Afdelingskode | |||||
| Adresse | |||||
| PostBy | |||||
| Telefon | |||||
| PBS Debitor | |||||
| Kreditor Nummer | |||||
| Bank Reg. | |||||
| Bank Konto | |||||
| Momspligtig |
|
||||
| Tilmeldinger: | |||||
| Finans Service |
|
||||
| Betalings Service |
|
||||
| Egen regning |
|
||||
| Optioner: | |||||
| BasisPBS Service |
|
||||
| Bank-info kontoudtog |
|
||||
| FI-kode kontoudtog |
|
||||
| PBS-info kontoudtog |
|
||||
| NetMailing kontoudtog |
|
||||
Feltet "egen regning" refererer til om regning for Foreningscentralens ydelser skal sendes til den lokale administrator eller skal på samlekontoen til den overordnede administrator for den flerstrengede forening.
Optionerne omkring udskrift af Kontoudtog med henvisning til indbetaling
på afdelingens bank-konto eller via NetBank er tillige individuelle pr.
afdeling.
Ved valg af FI-kodelinie kan fremstilles et kontoudtog med overskriften
"Kontingent opkrævning" som kan runddeles blandt afdelingens medlemmer for
indbetaling via NetBank, såfremt dette er normal praksis.
Fordelen ved at forsyne "NetFakturaerne" med en kodelinie er iøvrigt, at dette
muliggør at Nets/PBS returnerer elektroniske betalingsdata, som
efterfølgende kan anvendes til ajourføring af betalingsregisteret.
Ved valg af optionen "NetMailing" kan Kontingent opkrævningen udsendes til de af
afdelingens medlemmer, der har registreret deres email-adresse fra
Betalinger/Funktioner.
De fleste afdelinger har egen kasserer, eget regnskab, egen bankkonto og dermed egen økonomi.
Når en flerstrenget forening ønsker at anvende Total-PBS ordningen, oprettes denne som én forening hos PBS, hvorfra udleveres et PBS-nummer + et pseudo CVR nummer for ikke momsregistrede foreninger.
Bemærk i eksemplet på opdatering af afdelingens stamdata i forrige afsnit, at der mangler mulighed for at indtaste et PBS-nummer - hvilket skyldes at PBS-nummeret er fælles for hele foreningen.
Hver enkelt afdeling oprettes nu under det fælles PBS-nummer med
- eget PBS debitor nummer
- eget FI-kreditor nummer, og
- egen bankkonto
FI-nummeret rekvireres pr. afdeling i den enkelte afdelings lokale bank.
Nummeret er et 8-cifret aftale nummer, som fungerer som er et alias
for afdelingens bankkonto.
Ovennævnte oplysninger registreres i Afdelingens Stamkort.
Det er herefter muligt at kanalisere kontingent indbetalingerne fra de enkelte afdelinger ind på de respektive afdelingers bankkonti.
Omkring regnskaber slutteligt et gratis tilbud.
Hvis mere end én afdeling har tilmeldt sig Foreningscentralens finansservice, vil efter anmodning herom til Foreningscentralen, blive oprettet et "Koncern-regnskab" tilgængelig for den overordnede administrator fra Logon menuen, hvor hovedtallene fra afdelingernes regnskaber er samlet i en konsolideret balance.
En forudsætning for korrekt "Koncern-balance" er at de enkelte afdelinger har bibeholdt hovedgrupperne i regnskabsplanen for idrætsforeninger.
Der pålægges i øvrigt ikke moms på kvartalsregninger fra Foreningscentralen, når foreningen kan godtgøre at være omfattet af lov om momsfritagelse for almennyttige og velgørende organisationer.